Compliance und Korruptionsprävention am KIT

Registrierung:

Vor dem ersten Log-in müssen Sie sich für den Vorgang auf der Einstiegsseite unter „Registrierung“ einen Account anlegen. Hierzu geben Sie einen selbstgewählten Benutzernamen und ein selbstgewähltes Passwort gemäß der KIT-Passwortrichtlinie ein (https://www.scc.kit.edu/dienste/4319.php).

Bitte merken Sie sich Ihren Benutzernamen und das Passwort, denn es gibt keine Möglichkeit das Passwort zurückzusetzen oder zu ändern.

Nach der Anmeldung gelangen Sie auf die Hinweisseite, auf der Sie den Themenkatalog des Hinweisgeberportals finden. Bitte wählen Sie das Thema aus, welches mit Ihrem Sachverhalt übereinstimmt.

Anschließend können Sie uns Ihr Anliegen mitteilen.

Aufgrund des besonderen Schutzes Ihrer Anonymität und des Vorgangs besteht keine Möglichkeit der direkten Kommunikation zwischen Ihnen und der Compliance-Beauftragten. Um im ständigen Kontakt mit der Stabsstelle Compliance (COMP) bleiben zu können, melden Sie sich bitte in regelmäßigen Abständen von mindestens 3 Wochen im Portal an und schauen nach dem aktuellen Stand des Vorgangs.

Sollte kein Thema auf Ihren Vorgang passen, beachten Sie bitte, dass Ihr Hinweis in diesem Fall nicht über das Hinweisgeberportal gemeldet und bearbeitet werden kann – dann erfolgt aus datenschutzrechtlichen Gründen eine automatisch Sperrung des Vorgangs und die Löschung der Daten in der Datenbank.

Anmeldung:

Nachdem Sie sich einmal beim Hinweisgeberportal für den Vorgang registriert haben, können Sie sich über die Einstiegsseite beim Portal anmelden. Nach dem Log-in gelangen Sie zu dem Gesprächsverlauf zwischen Ihnen und COMP. Hier können Sie über eine Eingabemaske mit der Compliance-Beauftragten kommunizieren, solange der Fall nicht gesperrt wurde.

Den gesamten Gesprächsverlauf samt aktuellem Stand können Sie sich für Ihre eigene Dokumentation als PDF herunterladen.

Gesperrte Fälle:

Ein Fall ist gesperrt, sofern dieser von COMP abgewiesen oder abgeschlossen wurde. Nach einer Sperrung des Vorgangs haben Sie 4 Wochen Zeit, um sich einzuloggen und die bisherige Kommunikation nachzulesen oder sich als PDF herunterzuladen. Bitte beachten Sie, dass keine weitere Möglichkeit mehr besteht, auf einen Fall zu antworten, sobald ein Vorgang gesperrt wurde.

Nach Ablauf von 4 Wochen nach Sperrung werden der gesamte Vorgang sowie Ihr Account automatisch aus der Datenbank des Portals gelöscht.

Datensicherheit im Überblick:

• Das Portal ist nur per SSL/TLS geschützter Verbindung erreichbar (https).
• Der Benutzername sowie das Passwort können frei gewählt werden, wobei das zugehörige Passwort der KIT-Passwort-Richtlinie entsprechen muss.
• Nach Registrierung bzw. Anmeldung wird per OpenSSL ein eigenes 1024bit-Schlüsselpaar für den Account erzeugt, wobei der Private-Key mit dem gewählten Passwort gesichert wird.
• Alle Nachrichten werden einmal mit dem Public-Key der hinweisgebenden Person und einmal mit dem Public-Key der Compliance-Beauftragten bzw. der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters von COMP verschlüsselt in der Datenbank abgelegt.
• Nach Sperrung eines Vorgangs werden alle zugehörigen Einträge in der Datenbank, der Account sowie das erzeugte Schlüsselpaar gelöscht.

Hinweise, die insbesondere folgende Themen zum Gegenstand haben, können über das Portal gemeldet werden:

1. Straftaten,
   insbesondere die Korruptionsstraftatbestände nach dem Strafgesetzbuch (StGB),
   • die Vorteilsannahme § 331 StGB,
   • die Vorteilsgewährung § 333 StGB,
   • die Bestechlichkeit § 332 StGB,
   • die Bestechung § 334 StGB
   einschließlich der Versuchs- und Vorbereitungshandlungen. Weitere Straftatbestände, die typischerweise in Verbindung mit Korruption auftreten können (sog. Begleitdelikte) sind beispielsweise Geldwäsche § 261 StGB, Betrug § 263 StGB, Untreue § 266 StGB und Urkundenfälschung § 267 StGB.
2. schwerwiegende Ordnungswidrigkeiten (auch in den Gebieten Sicherheit, Gesundheitsschutz, Arbeitsschutz und Umweltschutz)
3. sonstige Gesetzesverstöße, insbesondere
   • Verstoß gegen das Urheberrecht
   • Verstoß gegen den Datenschutz
   • Verstoß gegen allgemeine Gleichberechtigungs- und Gleichbehandlungsgrundsätze (insb. AGG, sexuelle Belästigung, Mobbing)
4. Verstöße gegen Verordnungen/ Verwaltungsvorschriften des Bundes/des Landes oder externe Richtlinien wie beispielsweise
   • Verstoß gegen das Nebentätigkeitsrecht (insb. Trennung dienstlicher und privater Aufgaben, Verbot der Teilung eines Gesamtauftrages in einen dienstlichen und einen privaten Teil, Genehmigungsverfahren)
   • Rechtswidrige Einwerbung, Verausgabung und Abrechnung von Grundfinanzierungs- und Drittmitteln (z.B. im Zusammenhang mit Verstößen gegen haushaltsrechtliche Richtlinien oder Förderrichtlinien)
5. sonstige unter § 2 des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) fallenden Rechtsverstöße, sowie missbräuchliches Verhalten im Sinne von § 3 Absatz 2 HinSchG
6. Verstöße gegen menschenrechts- oder umweltbezogene Sorgfaltspflichten nach dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes (LkSG) durch das KIT, seine Mitglieder und Angehörigen, oder durch unmittelbare oder mittelbare Zulieferer des KIT, sowie Hinweise auf entsprechende Risiken.
7. Verstöße gegen interne Vorschriften des KIT, insbesondere
   • Verstoß gegen die Vorschriften für die Annahme von Geschenken
   • Verstoß gegen die Zeichnungsregelungen des KIT
   • Verstoß gegen die Regeln zur Sicherung guter wissenschaftlicher Praxis
   • Verstoß gegen die Leitlinien für ethische Grundsätze des KIT
   • Verstoß gegen die Vorschriften für die Auftragsvergabe und Beschaffungen
   • Verstoß gegen die Regeln zur Informationssicherheit

Wichtig ist, dass Sie sich vor Nutzung des Portals bewusst machen, dass durch Ihre Meldung Untersuchungen in die Wege geleitet werden können. Geben Sie einen Hinweis daher nach bestem Wissen ab. Die Stabsstelle Compliance (COMP) wird dafür Sorge tragen, dass Sie keinen Nachteil dadurch erfahren. Bitte beachten Sie, dass die bewusste Mitteilung unwahrer Tatsachen zu unerwünschten Konsequenzen führen kann. Stellen Sie sich daher folgende Frage: Beruht mein Verdacht auf nachvollziehbaren und konkreten Anhaltspunkten? Nur wenn Sie diese mit „Ja“ beantworten können, sollten Sie den Sachverhalt melden.

Der Datenschutz und die Vertraulichkeit haben im Rahmen der Nutzung dieses Mediums höchste Priorität. Das Portal ist so konzipiert, dass Ihre Identität nicht offengelegt wird. Es werden keine IP-Adressen mitprotokolliert und es ist nur mit unverhältnismäßigem Aufwand möglich etwaige Spuren zu verfolgen. Weder die Stabsstelle Compliance (COMP) noch der Betreiber des Meldeportals (SCC) werden Versuche unternehmen, diese Rückverfolgung vorzunehmen.

Gerne können Sie uns auch Ihren Namen mitteilen, damit eine schnelle und effektive Bearbeitung des Falls stattfinden kann. So könnte COMP direkt zu Ihnen Kontakt aufnehmen, um nähere Information zum Sachverhalt zu erhalten oder um Rückfragen zu stellen. Selbstverständlich werden wir mit allen Daten, die uns im Rahmen eines Vorgangs offengelegt werden, vertraulich umgehen und eine gewünschte Anonymität gegenüber weiteren an der Untersuchung Beteiligten wahren.

Nähere Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten finden Sie in der Datenschutzinformation zum Hinweisgebersystem des KIT.

Nachdem Ihr Hinweis von der Stabsstelle für Compliance (COMP) entgegengenommen wurde, wird diesem Hinweis nach internen Vorgaben nachgegangen. COMP prüft zunächst, ob der Hinweis einen konkreten Verdacht begründet und vertiefte Untersuchungen notwendig sind. In diesem Fall kann das weitere Vorgehen von anderen zuständigen Stellen am KIT federführend übernommen werden – Ihre Anonymität wird von allen an einer Untersuchung Beteiligten gewahrt.

Der von einem Vorwurf betroffenen Person wird so früh wie möglich Gelegenheit gegeben, sich zu dem Sachverhalt zu äußern – bis zum Beweis des Gegenteils gilt die Unschuldsvermutung.

Bei Hinweisen, die menschenrechts- oder umweltbezogene Sorgfaltspflichten nach dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes (LkSG) betreffen, gilt die Verfahrensordnung für das Beschwerdeverfahren des KIT zur Meldung menschenrechts- oder umweltbezogener Pflichtverletzungen im Sinne des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes (LkSG).

Sofern die Untersuchung Ihres Hinweises abgeschlossen ist, werden Sie im Portal von der Stabsstelle Compliance (COMP) über den Ausgang des Vorgangs informiert. Aufgrund datenschutzrechtlicher Gründe werden wir Ihnen jedoch keine Details zum Prüfungsergebnis oder weitere Maßnahmen nennen.

Die Kommunikation über das Portal wird allerdings nur stattfinden können, wenn Sie sich in regelmäßigen Abständen von 3 Wochen im Portal anmelden. Andernfalls kann mangels Kommunikationsmöglichkeit über das Portal keine Rückmeldung erfolgen.